Dernière mise à jour : 19 octobre 2026
ActionItem (« nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger votre vie privée. La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements lorsque vous utilisez notre plateforme de gouvernance de conseil (« le Service »). La présente politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Nous utilisons vos renseignements pour :
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires. Nous n'entraînons pas de modèles d'IA avec vos données.
Nous prenons la sécurité au sérieux :
Vos données sont stockées sur des serveurs situés au Canada. Nous utilisons une infrastructure hébergée au Canada afin que vos données demeurent assujetties au droit canadien en matière de protection des renseignements personnels. L'audio des réunions est transcrit sur notre propre serveur au Canada et n'en sort jamais. Une fonction d'IA facultative, lorsqu'un organisme l'active, envoie du texte à un service d'IA qui le traite à l'extérieur du Canada (par exemple aux États-Unis, en Europe, en Asie ou en Australie) : le nettoyage et la rédaction à partir des transcriptions envoie le texte d'une transcription de réunion. Les gestionnaires l'activent ou la désactivent dans les paramètres de l'organisme. Les fournisseurs de services tiers (envoi de courriels, traitement des paiements) peuvent traiter des données limitées dans d'autres pays au besoin pour fournir le Service.
Nous conservons vos données tant que votre compte est actif ou aussi longtemps que nécessaire pour fournir le Service. Les copies de sauvegarde de la base de données sont conservées pendant au plus 35 jours, puis détruites. Les messages qui nous sont envoyés par la page de contact sont conservés dans nos dossiers.
Suppression d'un organisme. Le propriétaire de l'organisme peut planifier sa suppression depuis les Paramètres de l'organisme (ou nous le demander). L'organisme est fermé immédiatement et supprimé définitivement 30 jours plus tard; durant cette période, le propriétaire peut annuler la suppression. Tous les conseils, réunions, procès-verbaux, décisions, votes, documents et dossiers de membres sont supprimés. Nous conservons un seul registre indiquant le nom de l'organisme, sa référence de facturation et la personne qui a demandé la suppression, pendant une période pouvant aller jusqu'à sept ans, comme l'exigent les règles de tenue des documents comptables.
Enregistrements de réunion. L'audio enregistré ou téléversé pour une réunion sert uniquement à en produire la transcription, et il est supprimé trois jours après que la transcription est prête. La transcription reste avec la réunion. Téléchargez une copie de l'audio dans ces trois jours si vous en avez besoin.
Corbeille. Ce que vous supprimez va à la corbeille, où un administrateur peut le restaurer pendant 30 jours. Après 30 jours, il est supprimé définitivement, et un administrateur peut le supprimer définitivement plus tôt.
Suppression de votre compte. Vous pouvez supprimer votre propre compte depuis la page Compte (ou nous le demander). Nous supprimons vos renseignements personnels : votre adresse courriel (aussi dans le journal des courriels que nous vous avons envoyés), votre numéro de téléphone, votre photo, votre mot de passe et vos liens de connexion et vos notes privées. Nous conservons nos journaux d'utilisation du service et les messages que vous nous avez envoyés par la page de contact. Nous conservons un code à sens unique tiré de votre adresse courriel; il ne permet pas de retrouver l'adresse, et permet de vous reconnaître si vous revenez avec la même adresse. Votre nom reste dans les dossiers des organismes dont vous faisiez partie, car ces dossiers leur appartiennent : les sièges que vous avez occupés, vos votes et vos présences, les propositions que vous avez présentées et les documents que vous avez téléversés. Vos adhésions et vos sièges prennent fin ce jour-là. Tout ce qu'un organisme a lui-même écrit à votre sujet dans ses propres dossiers (une transcription, une déclaration de conflit d'intérêts) appartient à cet organisme et n'est pas modifié par la suppression de votre compte; adressez-vous à l'organisme à ce sujet. Si vous êtes propriétaire d'un organisme, supprimez-le d'abord ou confiez-le à quelqu'un d'autre.
En vertu de la LPRPDE, vous avez le droit de :
Pour exercer ces droits, communiquez avec nous à l'adresse hello@actionitem.ca. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.
Nous utilisons les services de tiers suivants :
Nous n'utilisons que les témoins essentiels à l'authentification et à la gestion des sessions. Nous n'utilisons aucun témoin de suivi, aucun témoin publicitaire et aucun témoin d'analyse de tiers.
Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants.
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous aviserons de toute modification importante par courriel ou par l'entremise du Service. Si vous continuez d'utiliser le Service après ces modifications, vous êtes réputé les avoir acceptées.
Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels, communiquez avec nous à l'adresse suivante :
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Courriel : hello@actionitem.ca