Gérez vos conseils à partir de votre propre application d'IA

Pour les gestionnaires qui travaillent déjà avec une application d'IA : reliez-la à ActionItem et interrogez-la sur vos conseils dans vos propres mots, ou faites-lui lire vos règlements et régler chaque conseil en conséquence. Vous décidez si quelqu'un dans votre organisme peut relier une application, et si les applications peuvent modifier quoi que ce soit.

Ce que vous pouvez demander

  • “Lis nos règlements dans la bibliothèque du conseil et règle le quorum, le vote, les procurations et l'avis de convocation du conseil en conséquence. Montre-moi chaque modification d'abord.”
  • “Quels suivis sont en retard, et qui en est responsable?”
  • “Qui n'a pas encore répondu pour la réunion de mardi prochain?”
  • “Qu'est-ce que le conseil a décidé au sujet du budget cette année?”
  • “Trouve le procès-verbal où nous avons discuté du bail.”

Qui peut faire quoi

  • Rien n'est relié tant qu'un gestionnaire n'active pas « Connexion des applications d'IA des membres » dans les paramètres de l'organisme, sous Traitement par IA. La désactiver arrête toutes les applications d'un coup.
  • L'application de chaque personne lit en son nom et ne voit que ce que cette personne peut voir dans ActionItem : les gestionnaires, tous les conseils; les administrateurs, leurs propres conseils; un invité, seulement la réunion à laquelle il a été invité.
  • Faire des modifications exige un deuxième interrupteur, « Permettre aux applications d'IA de modifier les paramètres des conseils et de préparer des réunions », désactivé tant que vous ne l'activez pas. Même alors, seule l'application d'un gestionnaire de l'organisme peut modifier les paramètres d'un conseil, et seule celle d'un gestionnaire, ou de la présidence ou du secrétariat du conseil, peut créer une réunion à l'état de brouillon ou ajouter des points à l'ordre du jour d'une réunion.
  • Chaque personne autorise sa propre application sur une page de connexion qui indique où se trouve l'application, et choisit si elle peut faire des modifications. Elle voit ses applications sur la page de son compte et peut en déconnecter une en tout temps.
  • Chaque modification faite par une application figure au journal d'audit, au nom de la personne, avec le nom de l'application.

Pour commencer, étape par étape

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    Dans ActionItem, ouvrez les paramètres de votre organisme. Sous Traitement par IA, activez « Connexion des applications d'IA des membres ». Pour que les applications puissent modifier les paramètres des conseils et préparer des réunions, activez aussi « Permettre aux applications d'IA de modifier les paramètres des conseils et de préparer des réunions ».

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    Dans votre application d'IA, ajoutez un connecteur avec l'adresse ci-dessous. Selon l'application, on parle de connecteur, de connecteur personnalisé, de serveur MCP ou d'intégration; c'est habituellement dans les paramètres de l'application.

    https://actionitem.ca/mcp

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    Votre application ouvre une page d'ActionItem. Connectez-vous, vérifiez que l'adresse affichée est bien celle de votre application, puis appuyez sur Accepter.

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    Posez vos questions, dans vos propres mots. Commencez par « Quels conseils peux-tu voir dans ActionItem? »

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    Pour faire régler un conseil d'après les règlements, déposez d'abord les règlements dans la bibliothèque de ce conseil, puis demandez-le. L'application vous montre chaque modification avant d'enregistrer.

Réglez chaque conseil d'après ses règlements

Votre application lit les règlements dans la bibliothèque du conseil et les compare aux paramètres du conseil : quorum, vote, procurations, mandats, convocation et avis exigé. Elle énumère ce qui diffère, vous montre chaque modification et n'enregistre que ce que vous acceptez. Les réunions déjà tenues gardent les règles sous lesquelles elles l'ont été.

Ce qu'elle ne peut pas faire

  • Voir quoi que ce soit que la personne qui l'a reliée ne peut pas voir.
  • Modifier autre chose que les paramètres d'un conseil, les réunions à l'état de brouillon et les points de l'ordre du jour : les paramètres seulement pour les gestionnaires, les réunions et les ordres du jour pour les gestionnaires et la présidence ou le secrétariat du conseil, là où vous le permettez.
  • Envoyer des courriels, voter ou supprimer quoi que ce soit.

Vos renseignements

Votre application d'IA est exploitée par une autre entreprise : ce qu'elle lit dans ActionItem est transmis à cette entreprise, qui le traite selon ses propres conditions, possiblement à l'extérieur du Canada. Nous consignons chaque demande qu'elle fait (quel outil et quand), pas ce qu'elle a lu. Déconnectez-la en tout temps à partir de la page de votre compte, sous Applications d'IA reliées.

Politique de confidentialité

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