Un aide-mémoire sur les termes de gouvernance utilisés partout dans ActionItem.
Choisir de ne voter ni pour ni contre une proposition. Les abstentions ne sont habituellement pas comptées dans le résultat.
Une proposition qui a été adoptée, c'est-à-dire qu'elle a reçu assez de votes pour être approuvée.
Le membre du conseil qui présente officiellement une proposition à l'examen du conseil.
L'ensemble des documents remis aux membres du conseil avant une réunion, qui comprend généralement l'ordre du jour, les procès-verbaux précédents, les rapports financiers et les documents à discuter.
Situation où les intérêts personnels d'un membre du conseil pourraient influencer sa décision. Les membres doivent déclarer leurs conflits et peuvent devoir se retirer des votes concernés.
Une divulgation officielle par un membre du conseil qu'il ou elle a un intérêt personnel ou financier dans une question à l'étude. Exigée par la plupart des normes de gouvernance.
Les règles qui encadrent la durée de service des membres du conseil, les limites de mandats et la planification de la relève.
Une séance confidentielle dont sont exclues les personnes qui ne siègent pas au conseil. Utilisée pour les sujets délicats comme les questions de personnel, les affaires juridiques ou la rémunération de la direction.
Au moins les deux tiers des votes exprimés doivent être favorables. Utilisée pour les décisions importantes, comme la modification des règlements généraux.
Plus de la moitié des votes exprimés. Le seuil le plus courant pour adopter une proposition.
Un membre du conseil qui siège en raison de son poste (la direction générale, par exemple) plutôt que par élection. Peut avoir ou non le droit de vote.
Mise en suspens : écartée sans date. Elle ne revient que si le conseil la reprend.
Une structure d'ordre du jour réutilisable, avec les points permanents déjà configurés, pour ne pas rebâtir l'ordre du jour de zéro à chaque réunion.
Le membre du conseil qui appuie une proposition présentée, ce qui permet de la soumettre à la discussion puis au vote.
Un point de l'ordre du jour qui revient à chaque réunion (rapport financier, adoption du procès-verbal précédent, par exemple).
Un groupe de points courants réunis et adoptés par une seule proposition, sans discussion, pour gagner du temps.
Le compte rendu écrit officiel de ce qui s'est passé à une réunion : les décisions prises, les suivis attribués et les principaux points de discussion.
Une proposition formelle soumise au conseil pour décision. Elle doit être présentée par un membre et appuyée par un autre avant de pouvoir être mise aux voix.
Le nombre minimal de membres qui doivent être présents pour que la réunion puisse traiter des affaires officielles.
Une proposition qui n'a pas été adoptée, c'est-à-dire qu'elle n'a pas reçu assez de votes.
Reportée à une réunion ultérieure ou à une date fixée.
Vote tenu en dehors d'une réunion (par courriel ou en ligne, par exemple). Utilisé lorsqu'une décision ne peut pas attendre la prochaine réunion prévue.
Se retirer volontairement d'une discussion ou d'un vote en raison d'un conflit d'intérêts.
Tous les membres votants doivent être d'accord. Le seuil le plus élevé possible.
Une résolution écrite est un vote tenu entre deux réunions, habituellement par courriel ou au moyen de l'outil de vote en ligne d'ActionItem. On y recourt lorsqu'une décision doit être prise avant la prochaine réunion prévue. Tous les membres du conseil habilités en sont avisés et peuvent voter dans un délai déterminé.
Sans quorum, la réunion peut se tenir à des fins de discussion, mais aucune décision ni aucun vote ayant force obligatoire ne peut avoir lieu. ActionItem suit le quorum automatiquement selon la présence minimale configurée pour votre conseil.
Une proposition est une demande formelle soumise au conseil pour examen. Une fois qu'elle a été mise aux voix et que le résultat est consigné, elle devient une décision au registre des décisions. Toutes les décisions n'exigent pas un vote formel : certaines peuvent être prises par consensus.
Allez à la section Déclarations d'intérêts de la page de votre conseil. Cliquez sur « Nouvelle déclaration » et décrivez la nature de votre intérêt. Votre déclaration sera consignée au registre. Vous devriez déclarer vos conflits avant le début de toute discussion qui s'y rapporte.
Les points adoptés en bloc regroupent les points courants et non litigieux (comme l'adoption des procès-verbaux précédents ou la réception de rapports habituels) en un seul point approuvé par une seule proposition. Tout membre peut demander qu'un point soit retiré du bloc pour être discuté séparément.
Oui. Les gestionnaires du conseil peuvent exporter toutes les données du conseil dans un fichier ZIP contenant des CSV (réunions, décisions, suivis, dossiers, membres, déclarations d'intérêts, ordres du jour) ainsi que le procès-verbal en PDF de chaque réunion. Utilisez le bouton « Exporter les données du conseil » dans la section Liens rapides de la page de votre conseil.
Le propriétaire ou la propriétaire de l'organisme peut planifier la suppression au bas des paramètres de l'organisme : l'organisme est fermé aussitôt et supprimé définitivement 30 jours plus tard; pendant ce délai, le propriétaire ou la propriétaire peut annuler depuis la page de l'organisme, et chaque propriétaire et gestionnaire reçoit un courriel. Exportez d'abord les conseils que vous souhaitez conserver. Pour supprimer votre propre compte, utilisez « Supprimer mon compte » sur la page de votre compte : vos renseignements personnels sont retirés (adresse courriel, téléphone, photo, connexion, notes privées), et votre nom reste dans les dossiers des organismes là où vous avez participé. Si vous êtes propriétaire d'un organisme, supprimez-le ou transférez-le d'abord.
Sur la page de votre compte, ouvrez Connexion à deux facteurs. Vous balayez un code avec une application d'authentification sur votre téléphone et vous enregistrez une série de codes de récupération. L'administrateur d'une organisation peut l'exiger de tous les membres dans les paramètres de l'organisation.
Une séance à huis clos est une partie confidentielle d'une réunion où les personnes qui ne sont pas membres du conseil (et parfois certains membres en situation de conflit) sont invitées à quitter. On y recourt couramment pour discuter de questions de personnel, de questions juridiques ou de sujets financiers délicats.
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